Política de tratamiento de datos personales

Quién responde por sus datos

El responsable del tratamiento es Plano Base Arquitectos S.A.S., sociedad comercial domiciliada en Cali, Colombia.

• NIT: 901603373-9.
• Dirección: Calle 18 # 61-29, Cali, Valle del Cauca, Colombia.
• Correo electrónico: proyectos@planobase.co
• Teléfono: +57 301 426 4603
• WhatsApp: +57 315 952 6281

El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales es la Dirección de Proyectos, que ejerce las funciones de protección de datos personales dentro del estudio. Su canal de contacto es proyectos@planobase.co.

Qué datos recogemos

Solo los que usted escribe. El sitio no compra bases de datos ni toma datos de terceros.

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Número de WhatsApp.
• El municipio donde se ubica su proyecto y la etapa en que está.
• El mensaje que usted escriba, con lo que decida contarnos de su proyecto.

No pedimos datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, esto es, los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Le pedimos que no los incluya en el mensaje libre. Si aun así llegaran a nuestro formulario, los suprimimos sin usarlos para ninguna finalidad.

Junto al envío del formulario guardamos una huella criptográfica de su dirección IP, no la dirección. Sirve únicamente para limitar envíos automáticos y abuso del formulario. Además, nuestro proveedor de alojamiento registra direcciones IP en sus registros técnicos de servidor por razones de seguridad y disponibilidad, y las conserva por los períodos cortos que fija su propia configuración.

Junto al envío del formulario o de la reserva guardamos también de dónde llegó usted al sitio: la primera página que abrió, el dominio de la página que lo trajo (por ejemplo, un buscador) y, si llegó por un anuncio o un enlace de campaña, los parámetros de campaña de ese enlace (fuente, medio, campaña, término y contenido). Si acepta la medición en el aviso, su navegador conserva esos datos hasta treinta días; si todavía no ha respondido al aviso, solo mientras tenga abierta la pestaña del sitio. En los dos casos solo salen de su navegador con el formulario que usted decide enviar. Si rechaza la medición en el aviso, no se conservan de una página a otra.

Si llega desde un anuncio de Google Ads, guardamos además el identificador de clic que Google añade al enlace, para medir qué anuncio trajo su consulta. Acompaña al formulario aunque usted no haya respondido al aviso de medición, y en ese caso se guarda solo mientras tenga abierta la pestaña del sitio. Si rechaza la medición en el aviso, ese identificador no se guarda ni se envía.

La app de firmas de correo de apps.planobase.co tiene su propia política de datos, que complementa esta y explica qué guarda si usted decide guardar su firma o suscribirse a nuestras publicaciones: apps.planobase.co/firma-de-correo-privacidad.

La app de redes del estudio, con la que publicamos en nuestras cuentas de Instagram, Facebook, Threads, TikTok, LinkedIn y X, tiene también su propia política, que complementa esta y explica qué datos recibe de esas redes y cómo pedir que se borren: planobase.co/es/app-de-redes/privacidad.

Para qué los usamos

• Responder a su consulta y, si procede, agendar una asesoría.
• Preparar y enviarle propuestas, cotizaciones y documentos del proyecto.
• Mantener el contacto durante el proyecto y cumplir el contrato si llegamos a firmarlo.
• Enviarle comunicaciones comerciales de Plano Base Arquitectos S.A.S. sobre nuestros propios servicios, de las cuales puede darse de baja en cualquier momento.
• Medir la efectividad de nuestra publicidad digital y entender qué anuncios traen visitantes al sitio, en los términos de la sección «Medición y publicidad».
• Contar las visitas a cada página y medir qué tan rápido carga el sitio, con cifras agregadas que no lo identifican a usted, para saber qué contenido se lee y corregir lo que carga lento.
• Mostrarle publicidad de nuestros propios servicios en las plataformas de Meta y de Google a partir de su visita al sitio, si usted lo acepta en el aviso de medición.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

No vendemos nuestras bases de datos ni las cedemos a terceros para que estos las usen con fines propios de mercadeo. No le enviamos publicidad de otras empresas. Si algún día quisiéramos usar sus datos para una finalidad distinta de las enumeradas arriba, le pediremos una autorización nueva antes de hacerlo.

Su autorización

El tratamiento requiere su autorización previa, expresa e informada. Usted la otorga marcando la casilla correspondiente, que nunca viene premarcada, antes de enviar el formulario.

Conservamos constancia de esa autorización junto al registro de su mensaje. La constancia incluye la fecha y hora del envío, el texto exacto de la casilla que usted marcó y el número de versión de esta política vigente en ese momento, de modo que siempre pueda saberse a qué consintió exactamente.

La autorización es voluntaria. Puede revocarla en cualquier momento, total o parcialmente, escribiendo a proyectos@planobase.co, sin que eso le suponga costo alguno. Atendemos las revocatorias en un plazo máximo de quince días hábiles.

Sus derechos

Como titular de los datos, el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 le reconoce estos derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en particular los que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o cuyo tratamiento no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización que nos otorgó.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que le hemos dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y también cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que incurrimos en conductas contrarias a la ley. La supresión y la revocatoria no proceden respecto de los datos que usted tenga un deber legal o contractual de mantener en la base de datos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Cómo ejercerlos

Escriba a proyectos@planobase.co indicando su nombre, el dato al que se refiere y qué pide. No hace falta ningún formato ni intermediario. Además del titular, pueden ejercer estos derechos sus causahabientes, su representante legal y la persona a quien haya otorgado poder, acreditando esa condición.

Antes de responder verificamos de forma razonable que quien escribe es efectivamente el titular o quien lo representa. Esa verificación no es un obstáculo: es lo que impide que un tercero obtenga o borre sus datos haciéndose pasar por usted.

Las consultas se atienden en un plazo máximo de diez días hábiles. Si no fuera posible resolverlas dentro de ese plazo, se lo informaremos explicando el motivo y la fecha en que se atenderá, que no superará los cinco días hábiles siguientes.

Los reclamos se atienden en un plazo máximo de quince días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si el reclamo llega incompleto, le pediremos que lo complete dentro de los cinco días siguientes a recibirlo; si pasan dos meses sin respuesta suya, se entenderá que desistió. Si no fuera posible resolver dentro de los quince días hábiles, se lo informaremos explicando el motivo y la nueva fecha, que no superará los ocho días hábiles siguientes.

Una vez recibido el reclamo completo, dentro de los dos días hábiles siguientes incluimos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» junto al motivo, y la mantenemos hasta que el reclamo quede resuelto. Si el reclamo no nos corresponde a nosotros, damos traslado a quien sea competente dentro de los dos días hábiles siguientes y se lo informamos a usted.

Antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, la ley exige agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros. Lo decimos porque le ahorra un paso, no para poner una barrera.

Cuánto tiempo los conservamos

No todos los datos se conservan el mismo tiempo, porque no todos responden a la misma necesidad. Aplicamos dos plazos:

• Si usted nos escribió o agendó una cita y no llegamos a contratar: doce meses desde la última actividad, es decir, desde su último mensaje, llamada, cita o cotización, o desde la última gestión nuestra sobre su solicitud. Una cita cuenta desde su fecha o desde su último cambio, nunca antes de que ocurra. Si vuelve a escribirnos dentro de ese plazo, el plazo empieza de nuevo. Cumplido, sus datos se anonimizan de forma irreversible.
• Si llegamos a trabajar juntos: mientras dure la relación con usted y, después, el tiempo que exijan nuestras obligaciones legales, contables y contractuales.

Anonimizar quiere decir que se borran su nombre, su correo, su teléfono, su mensaje, la dirección del lote, lo anotado sobre nuestras conversaciones y los documentos de las cotizaciones que no llegó a aceptar. Se conservan la fecha, la ciudad, el canal por el que llegó, el tipo de proyecto, el estado de la solicitud y los montos: datos que ya no permiten identificarlo y que usamos solo para saber qué servicios y qué campañas funcionan. La anonimización se hace de forma automática una vez al mes, alcanza también las citas agendadas en el sitio y queda registrada (cuándo y cuántas solicitudes, sin ningún dato de las personas). Los correos que llegan al buzón ideas@planobase.co se eliminan completos doce meses después de recibidos.

Las copias de seguridad de la base de datos están cifradas y se guardan doce semanas. Un dato anonimizado o eliminado desaparece también de ellas, a más tardar, doce semanas después.

Y en cualquier momento, si usted lo pide, los eliminamos, también si es o fue cliente. Basta con escribir a proyectos@planobase.co, como se explica en «Cómo ejercerlos». La única excepción es lo que un deber legal nos obligue a conservar, y en ese caso se lo decimos y le explicamos cuál es ese deber y hasta cuándo se extiende. Si usted escribió y no llegamos a trabajar juntos, no hay ningún deber de ese tipo: se eliminan y ya.

Quién más los ve

Usamos proveedores de servicios que tratan los datos por nuestra cuenta, siguiendo nuestras instrucciones y sin usarlos para fines propios. Son estos:

• Alojamiento del sitio y medición de visitas y de velocidad: Vercel Inc., con procesamiento en Estados Unidos.
• Base de datos donde se guardan los mensajes del formulario: Supabase Inc., con procesamiento en Estados Unidos.
• Envío de correo transaccional, es decir, los correos automáticos que confirman o responden su solicitud: Resend, Inc., con procesamiento en Estados Unidos.

Fuera de estos proveedores y de lo indicado en la sección «Medición y publicidad», sus datos no salen del estudio, salvo requerimiento de autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales.

Las sugerencias de ciudades del formulario provienen de GeoNames (geonames.org), con licencia CC BY 4.0.

Envío de datos fuera de Colombia

Los proveedores enumerados arriba procesan la información en Estados Unidos. Si usted nos escribe por WhatsApp, ese canal es operado por Meta Platforms, que también procesa la información fuera de Colombia. Las dos herramientas de la sección «Medición y publicidad», el píxel de Meta y Google Analytics, también procesan la información en Estados Unidos.

La Superintendencia de Industria y Comercio incluyó a Estados Unidos entre los países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos personales, mediante la Circular Externa 005 de 2017. Al autorizar el tratamiento usted autoriza también, de forma expresa e informada, que sus datos se envíen y se procesen en esos países para las finalidades descritas en esta política.

Medición y publicidad

El sitio usa dos herramientas de terceros para saber qué anuncios traen visitantes, medir la efectividad de nuestra publicidad digital y mostrarle anuncios nuestros: el píxel de Meta Platforms y Google Analytics, de Google LLC.

Las dos registran las páginas que usted visita, el tipo de dispositivo y de navegador, su ubicación aproximada y lo que hace en el sitio: enviar el formulario de contacto, agendar una cita o abrir WhatsApp. Cuando envía el formulario reciben también el municipio de su proyecto y la etapa en que está, y cuando agenda, el servicio que eligió. No reciben el contenido de su mensaje.

Cuando envía el formulario o agenda una cita, además, le enviamos a Meta desde nuestro servidor su correo electrónico, su número de teléfono y su nombre de pila, junto con su dirección IP, los datos de su navegador y los identificadores que el píxel guarda en él. El correo, el teléfono y el nombre viajan transformados con una función de resumen criptográfica (hash): Meta no los recibe legibles, pero puede compararlos con los datos de sus propios usuarios para saber si usted vio alguno de nuestros anuncios. Es lo que nos permite saber qué anuncio trajo cada consulta aunque su navegador bloquee el píxel.

En Google Analytics tenemos activadas, además, tres funciones que amplían lo que Google recibe:

• Google signals. Si usted tiene iniciada sesión en una cuenta de Google y lo ha permitido en la configuración de esa cuenta, Google asocia su visita a la información que ya tiene de ella.
• Datos proporcionados por los usuarios. La etiqueta de Google puede detectar el correo electrónico y el teléfono que usted escribe en los formularios del sitio y enviárselos a Google transformados con una función de resumen (hash), para mejorar la medición.
• Personalización de anuncios. Las audiencias y las conversiones que registra Google Analytics pueden usarse en nuestras cuentas de Google Ads para mostrarle anuncios nuestros.

A diferencia de los proveedores de la sección anterior, Meta no actúa bajo nuestras instrucciones: trata la información que recoge también para sus propias finalidades, como responsable independiente, conforme a sus propias políticas. Google hace lo mismo con la información de Google signals y de publicidad; el resto de la medición la trata por nuestra cuenta. En los dos casos, eso puede incluir mostrarle a usted publicidad nuestra en sus plataformas.

El píxel de Meta solo se activa si usted lo acepta en el aviso que aparece la primera vez que entra al sitio. Si no lo acepta, el sitio funciona igual y el píxel no se carga. Eso incluye el envío desde nuestro servidor: sin su aceptación, no le mandamos nada a Meta. Google Analytics se carga siempre, pero mientras usted no acepte funciona sin cookies: no guarda nada en su navegador ni lee identificadores de él, y le envía a Google solo mediciones sin cookies (por ejemplo, que se abrió una página), con las que Google estima de forma agregada los resultados de los anuncios. Si acepta, Google Analytics usa también cookies. Puede cambiar de opinión cuando quiera desde el enlace del pie de página.

Aparte de esas dos, Vercel, que aloja el sitio, cuenta las visitas a cada página y mide qué tan rápido carga, con sus herramientas Web Analytics y Speed Insights, por nuestra cuenta y siguiendo nuestras instrucciones. No usan cookies ni guardan nada en su navegador, no reciben lo que usted escribe en los formularios y no nos permiten reconocerlo: vemos cifras agregadas, como cuántas personas vieron una página o cuánto tardó en cargar. Por eso funcionan sin el aviso de medición.

Cómo los protegemos

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger sus datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración, en cumplimiento del principio de seguridad de la Ley 1581 de 2012.

• Toda la información viaja cifrada entre su navegador y el sitio.
• El acceso a la base de datos está restringido a credenciales nominadas del personal del estudio que necesita usarlas para su trabajo.
• Los proveedores que tratan datos por nuestra cuenta están obligados contractualmente a mantener medidas de seguridad equivalentes.
• Existen copias de seguridad periódicas de la base de datos.

Ninguna medida de seguridad es absoluta. Si llegara a producirse una violación a nuestros códigos de seguridad que afecte sus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y se lo comunicaremos a usted cuando el incidente lo amerite.

Menores de edad

Este sitio y sus formularios no están dirigidos a menores de edad y no recogemos deliberadamente datos personales de menores. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está prohibido por el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, salvo los casos que esa norma y su reglamento autorizan.

Si detectamos que hemos recibido datos de un menor de edad, los suprimimos sin usarlos. Si usted es padre, madre o representante legal y cree que un menor a su cargo nos entregó datos, escríbanos a proyectos@planobase.co y procederemos a eliminarlos.

Cambios en esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos aquí la versión nueva con su número y su fecha de entrada en vigencia. Cuando el cambio afecte la finalidad del tratamiento, la identidad del responsable o la forma de ejercer sus derechos, se lo comunicaremos antes de aplicarlo por el canal de contacto que nos haya dado, y le pediremos autorización de nuevo si hace falta.

Vigencia

• Entrada en vigencia de esta versión: 12 de octubre de 2026. Versión 1.4. Versiones anteriores: 1.0 (vigente desde el 13 de septiembre de 2026), 1.1 (del 25 de septiembre de 2026), 1.2 (del 30 de septiembre de 2026) y 1.3 (del 10 de octubre de 2026).
• Período de vigencia de la base de datos: la base de datos de contactos y clientes permanecerá vigente mientras Plano Base Arquitectos S.A.S. desarrolle su objeto social, sin perjuicio de los plazos individuales de conservación indicados en la sección «Cuánto tiempo los conservamos», que se aplican dato por dato.